Jak wygląda praca project managera?
Project manager/ka dba o sprawne prowadzenie projektu od początku do końca. To wiemy wszyscy. Trzymając się metafory ze statkiem – wchodzi do stoczni, sprawdza, jakie materiały ma do dyspozycji, buduje statek, rekrutuje załogę i wyprowadza jednostkę z portu. Jego zadaniem jest bezkolizyjne doprowadzenie statku do portu docelowego. Ale tu zaczyna się cała przygoda. Pojawiają się sztormy, marynarz wypada za burtę, a na horyzoncie majaczy góra lodowa…
Na co zwrócić uwagę, żeby statek nie zatonął?
Zacznijmy od bazy, bez której nic się nie uda. Każdy projekt, bez względu na wielkość, musi mieć określone realistyczne cele, które będą ściśle powiązane z budżetem. Przemyślane, szczegółowe wyceny i bufor finansowy na wypadek nieprzewidzianych komplikacji to podstawa.
Jedynym stałym elementem projektu jest jego… zmienność, dlatego musimy włączyć odrobinę czarnowidztwa i zaplanować różne warianty realizacji, kryzysowe scenariusze i alternatywne rozwiązania. To, że coś nie pójdzie zgodnie z planem, też musi być zaplanowane 😉
Środowisko pracy project managera jest z natury złożone, dynamiczne i wymaga zaangażowania wielu osób. Dobry PM musi mieć w sobie wiele elastyczności, szybko reagować i zwinnie działać (tu kłania się metodologia Agile).
Zrozum swoje środowisko pracy
Każdy zespół ma swoją specyfikę. Małe zespoły działają inaczej niż duże struktury, co ma swoje plusy, ale też minusy.
Pracownicy małych firm siłą rzeczy łączą różne kompetencje, pracują blisko siebie i wzajemnie się kreatywnie napędzają. To działa na plus. Ale jest też ciemna odsłona małych struktur: wymuszony multitasking, który często skutkuje gorszą jakością działań i przeskakiwaniem z jednego pola na drugie.
Ograniczenia organizacji pozarządowych
Małe lub średnie zespoły są też często ograniczane grantami, zbyt ciasnym budżetem i papierologią. Cyfryzacja dokumentacji to dla nich zbawienie. Ale za rogiem czyhają też wysokie wymagania grantodawców, które… nie mają przełożenia na budżet. Niewypowiedziana, ale namacalna konieczność robienia tzw. czegoś z niczego wymusza na zespole konkretne działania. Ale metoda „jakoś się zrobi” prawie nigdy się nie sprawdza. Z drugiej strony wysoka jakość odbywa się w małych firmach nierzadko kosztem zarwanych nocy i lekkiej nerwicy pracowników 😉
Bolączki startupów
Startupy to z jednej strony tygiel kreatywności, ożywione eksperymenty i radość z budowania od zera, a z drugiej brak struktury, powierzchowne traktowanie projektów, niepewna sytuacja finansowa i duża rotacja pracowników. To skutkuje też urywaniem wartościowych projektów w połowie i utratą włożonej pracy.
Co jest paliwem każdego szanującego się project managera?
Zasada GIGO
Zgodnie ze złotą zasadą Garbage In, Garbage Out – im więcej zainwestujemy na wejściu w planowanie i strategię, tym lepsze rezultaty finalnie osiągniemy. Jeśli wystartujemy od przysłowiowej bylejakości, to zostaniemy z nią do końca. Żadne wyrafinowane metody pracy, wykresy i kolorowe karteczki nas nie uratują.
Komunikacja to podstawa
Project manager ma do dyspozycji wiele narzędzi – od metod Waterfall po praktyki Agile. Może z nich korzystać w zależności od projektu i dowolnie je miksować, ale… to tylko techniczne ułatwienie. To, co naprawdę się liczy, to zaufanie i transparentna, oparta na szacunku (również do wzajemnego czasu) komunikacja. Ale umówmy się, że to warunek powodzenia każdego zdrowego związku 😉
Dzięki otwartej komunikacji wiemy, w którym miejscu jesteśmy z projektem. Ale to też bezpieczna przestrzeń, by poinformować o ryzyku, popełnionych błędach i sposobach wyjścia z trudnej sytuacji.
Bieżąca komunikacja nie oznacza jednak zasypywania klienta i podwykonawców setkami chaotycznych informacji. Naszym zadaniem jest redukcja szumu informacyjnego, a nie wspieranie go.
Szczęśliwie istnieje wiele przydatnych narzędzi, które pomogą nam w opanowaniu chaosu, typu: Jira, Monday, Slack, Trello. Każdy project manager ma swoje ulubione, a na rynku ciągle pojawiają się nowe, które obiecują złote góry.
24 godziny na odzew
Sprawne reagowanie to podstawa udanego projektu. Nawet najmłodszy adept zarządzania projektami wie, że maili nie pozostawia się bez odpowiedzi… nawet gdy dokładnej odpowiedzi na dany moment nie znamy. Musimy jednak wysłać w świat sygnał, że jej szukamy. Maksymalnie 24 godziny na reakcję (oczywiście mówimy o godzinach pracy 😉 to hasło, które wisi u każdego project managera na ścianie obok laurek dzieci i dyplomów.
Jednym słowem: jeśli włożymy wystarczająco dużo wysiłku w komunikację wysokiej jakości, uzyskamy o niebo lepsze rezultaty!
Feedback i jeszcze raz feedback
To temat na wywiad rzekę, można długo i namiętnie wychwalać jego zalety. Temu cichemu bohaterowi poświęcono niejeden kurs, książkę i e-book. Nie wspominając już o jego starszej siostrze zwanej ewaluacją projektu. To moment, gdy opadnie już kurz po bitwie, w którym możemy na chwilę się zatrzymać, wziąć głęboki oddech i wyciągnąć wnioski na kolejne project managerskie batalie.
Każdy projekt ma inną dynamikę, która zależy od wielu czynników. Ale to właśnie wyżej wymienione elementy stanowią solidną podstawę projektu. No i wsparcie przełożonych i innych project managerów, którzy wiedzą, „z czym to się je” i mogą zaoferować realne wsparcie.
Czy project manager ma być kapitanem statku?
Wbrew powszechnemu przekonaniu PM to nie kapitan statku, który sam walczy ze sztormami, bez względu na to, jaki budżet i zespół ma do dyspozycji. To praca, która w znacznym stopniu zależy od innych członków zespołu i ich zaangażowania. Przysłowiowy statek ma szansę dobić do portu ze wszystkimi na pokładzie tylko wtedy, gdy w zespole panuje równowaga, poczucie bezpieczeństwa, zaufanie, wysoki poziom odpowiedzialności i samodzielności. A project manager stoi ze spokojnym (lub trochę nerwowym) uśmiechem na mostku, czasami rzuca koło ratunkowe i nawiguje ku docelowej, bezpiecznej przystani.
