Dlaczego NGO powinny dbać o obecność w mediach? Jak działać pod presją czasu? Poniższe case study pokazuje, ile można osiągnąć w krótkim terminie i jak wykorzystać LinkedIn by szybko połączyć ze sobą różne inicjatywy.
PIERWSZY KONTAKT
Pierwszy kontakt z klientem to opublikowany 14 marca br. przez Fundację Teach for Poland (TFP) post na Linkedin o chęci zatrudnienia agencji PR. Zostawiam pod nim komentarz, że agencja All Hands jest zainteresowana współpracą. Wysyłam również zaproszenie do grona znajomych do CEO TFP, a następnie prywatną wiadomość z propozycją przesłania ogólnej prezentacji agencyjnej. Po 5 minutach prezentacja naszych usług jest już na mailu TFP. Po kolejnych 10 minutach dostajemy brief od klienta z dokładnym opisem potrzeb – krótkoterminowych i długoterminowych.
Ekspresowo zajmujemy się tymi krótkoterminowymi, czyli wsparciem w kontakcie z mediami i nagłośnieniem naboru do 3. edycji Programu Rozwoju EduLiderstwa oraz wsparciem w nagłośnieniu wizyty Wendy Kopp, CEO Teach for All w Polsce. Po 50 minutach klient dostaje propozycję współpracy. Następnego dnia umawiamy się na wideo call, żeby omówić dokładniej zadanie i opowiedzieć więcej o All Hands.
W międzyczasie klient dostaje szkic umowy (maksymalnie chcemy przyspieszyć formalności). O 16:45 dostajemy informację o akceptacji jej treści. O 17:06 umowa zostaje podpisana elektronicznie przez obie strony (używamy Autenti, serdecznie polecam).
Czas od pierwszego kontaktu do podpisania umowy – 27 godzin i 18 minut. To jest mój osobisty i nasz agencyjny rekord. Zdobywanie nowych kontraktów dla agencji to często wielomiesięczny proces, który pochłania energię wielu osób i nawet pomimo zapewnień o tym, że „zostaliśmy wybrani do współpracy” kończy się na niczym (to temat na osobny wpis). Tym razem zajęło to nieco ponad dzień.
Co ważne i co chciałbym podkreślić – nigdy nie podpisujemy kontraktów nie mając pewności, że sprostamy oczekiwaniom potencjalnego klienta. Dlatego przed wysłaniem umowy dokładnie zapoznaliśmy się z misją i działaniami Fundacji i dokonaliśmy analizy mediowej tematów, o których mieliśmy pisać.
PRACA
Dzień po podpisaniu umowy (tj. 16.03) na podstawie dostarczonych materiałów piszemy pierwszy tekst do mediów. Pod koniec tego samego dnia klient dostaje go do akceptacji i jeszcze w tym samym dniu po naniesieniu uwag mamy gotowy materiał prasowy. W piątek, 17.03, rozpoczynamy kontakty z mediami - do spotkania z Wendy Kopp zostało już tylko kilka dni.
Mamy gotową bazę tytułów i dziennikarzy piszących o edukacji oraz szereg pomysłów na to, gdzie powinniśmy się pokazać. Równolegle wspieramy w ramach działań media relations samo wydarzenie – kolację networkingową z Wendy Kopp w Warszawie oraz Jej wykład na SWPS.
W poniedziałek 20.03 mamy już na koncie szereg zasięgowych publikacji, a wokół wydarzenia robi się przyjemny szum medialny☺. 23 marca uczestniczymy w nagłaśnianym przez nas wydarzeniu, kolacji networkingowej Teach For Poland w „Kwadracie Praskim”. Chcemy jeszcze bliżej poznać osoby zaangażowane w działania zmieniające na lepsze polską edukację.
Spotkanie jest sukcesem – obok licznych przedstawicieli środowiska edukacyjnego, pojawia się na nim sporo osób z biznesu, co dla fundacji jest bardzo dobre z punktu widzenia działań fundraisingowych.
27 marca rozpoczynamy pracę nad drugim tekstem, a 31 marca zostaje on zaakceptowany przez klienta. Od 3 kwietnia media otrzymują od nas materiał prasowy, z którym pracujemy do końca miesiąca.
WYNIKI
Nawiązując współpracę z klientami, którzy do tej pory nie korzystali z usług public relations lub starali się je prowadzić na własną rękę, często słyszymy wątpliwości, czy proponowane przez nich tematy są medialne - “czy ktoś w ogóle o tym napisze?”. Profesjonaliści mogą w tym zakresie sporo pomóc, czego przykładem są poniższe wyniki z monitoringu mediów.
Warte podkreślenia jest to, że nigdy nie kupujemy publikacji. Stawiamy na dobrą jakość treści, które udostępniamy mediom oraz relacje z dziennikarzami. Dzięki temu o Teach For Poland napisał m. in. Onet, Wprost, Nasze Miasto, Salon24 oraz mniejsze serwisy piszące o edukacji, jak również te, które informują studentów o wartych ich uwagi wydarzeniach (cenne dla nas w kontekście otwartego wykładu Wendy Kopp na SWPS).
Obecnie rozmawiamy z TFP o tym co możemy zrobić wspólnie na rzecz niwelowania nierówności edukacyjnych i podnoszenia jakości systemu kształcenia tak, by każde dziecko w Polsce miało szansę odkryć i rozwinąć swój potencjał w czasie trwania ich formalnej edukacji (zgodnie z misją fundacji).
Dlaczego prowadząc NGO warto dbać o dobrą komunikację publiczną i regularnie być obecnym w mediach? Oprócz oczywistych korzyści polegających na zwiększaniu swojej rozpoznawalności i nagłaśnianiu działań, jest to również istotne w kontekście fundraisingowym – wyniki mediowe są bardzo istotne dla potencjalnych partnerów, w tym zwłaszcza biznesowych, dla których zasięgi medialne są jednym z decydujących czynników przy podejmowaniu decyzji o współpracy.
Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w komunikacji dla swojej organizacji? Wyślij do nas swój brief lub zadzwoń.
Paweł Sławski - CEO All Hands Agency. Ma wieloletnie doświadczenie w pracy z mediami i działami marketingu, zarówno po stronie mediów, agencji oraz klienta
